Kauppakamarin jäsenenä saat monipuoliset koulutukset, klubit, ammattikirjat ja tietopalvelut jäsenetuhintaan. Lisäksi voit hyödyntää maksutta neuvontapalveluitamme sekä osallistua maksuttomiin verkostoitumistapahtumiin. Liity jäseneksi - Jäsenyys kannattaa!

Katso neuvontaa tarjoavien asiantuntijoiden yhteystiedot tai jätä kysymys lomakkeella

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LOADING...
Älykkäät_asiakirjat 1130x400

Älykäs asiakirja torppaa turhat sopimusriskit

 

Tuttu arkinen tilanne monessa organisaatiossa: edessä on kauppakirjan tai työsopimuksen laadinta, mutta viimeisintä ja ajantasaisinta sopimuspohjaa ei välttämättä löydykään yrityksen tiedostopankista. 

Ja kun kiire pakkaa päälle, turvaudutaan kierrätyskikkaan. Koneelta tai serveriltä kaivetaan esiin muutamaan kertaan käytetty sopimusdokumentti, jota päivitetään uusilla tiedoilla.

Samalla altistutaan monille riskeille, muistuttaa juridiikan ja työsuhdeasioiden kirjoista ja sähköisistä tuotteista vastaava tuottaja Seija Ruohonen Helsingin seudun kauppakamarista.

– Sopimusteksti saattaa poiketa jo muutaman muokkauskerran jälkeen alkuperäisestä, mutta myös sopimukseen kirjattuihin pykäliin on saattanut tulla muutoksia. Sopimus pitää tehdä voimassa olevan lainsäädännön mukaan, jotta vältytään turhalta sotkulta ja jälkipyykiltä, Ruohonen tähdentää.

Tällainen vaara vaanii Ruohosen mukaan esimerkiksi työsopimuksissa, joiden perusformaatti on pysynyt silmämääräisesti katsoen vuodesta toiseen varsin samanlaisena. Samalla on voinut kasvaa myös houkutus hyödyntää vanhaa sopimuspohjaa kerta toisensa jälkeen.

– Juuri työsopimuksiin liittyviä säädöksiä saatetaan muuttaa jopa useampaan otteeseen vuoden mittaan. Yksi riski on sekin, että päivitettyyn version jää luottamuksellisia tietoja jostain edellisestä sopimuksesta, Ruohonen toteaa.

 

Älykäs lomake neuvoo täyttäjäänsä

 

Pulma on tiedostettu myös kauppakamarin puolella, jonka sähköinen Älykkäät asiakirjat auttaa pitämään yrityksen sopimusdokumentit ja asiakirjat oikeassa kuosissa ja tarkasti ajan tasalla.

Käyttö on helppoa, samoin tallentaminen ja tulostaminen. Myös käyttäjäystävällisyyteen on panostettu. Juristien tekemät asiakirjapohjat sisältävät kaikki lain vaatimat sopimuskohdat ja lisäksi tekoälyä hyödyntävä sähköinen asiakirja neuvoo täyttäjää eteenpäin ja muokkaa dokumenttia kulloiseenkin tarpeeseen sopivaksi olipa kyse simppelistä kauppakirjasta tai monimutkaisemmasta sopimusdokumentista.

Älykäs asiakirja ohjaa käyttäjäänsä:

  • ohjein, eli kertoo, mitä eri vaihtoehdot tarkoittavat (”Myötämyyntivelvollisuus merkitsee…”)
  • säännöin, eli ymmärtää käyttäjän puolesta sopimuksen taustalla olevan juridiikan ja tekee yksinkertaisin valinnoin monimutkaisiakin räätälöintejä (Jos valitaan vaihtoehto A, kysytään jatkokysymys B)
  • automatiikan avulla eli mukautuu sisällöltään käyttäjän tekemiin valintoihin (Käyttäjä on valinnut vaihtoehdot D, G ja H, jonka vuoksi jätetään pois vaihtoehto J).

 

Älykkäät asiakirjat sisältävät kaikki keskeiset sopimukset ja asiakirjat yrityksen käyttöön

 

Valittavinasi on noin sata muokattavaa ja täydennettävää asiakirjaa yritysten hallinnointiin ja liiketoimintaan. Asiakirjavalikoimaan lisätään 2–3 uutta asiakirjaa kuukaudessa.

Asiakirjoja on kaikilta keskeisiltä yritystoiminnan aihealueilta. Mm. näiltä aihealueilta on tarjolla asiakirjoja:

  • tietosuoja-asiat
  • työsuhdeasiat
  • kauppakirjat ja muut luovutussopimukset
  • toimeksiantosopimukset ja muut yhteistyösopimukset
  • pöytäkirjat, kokouskutsut, valtakirjat
  • yrityskauppaan liittyvät sopimukset, luettelot ja selvitykset
  • testamentit, edunvalvontavaltakirjat ja avioehdot

 – Jos luettelosta ei löydy sopivaa, voi hyödyntää yleistä sopimuspohjaa. Se rakentuu kätevästi muutamien kysymysten pohjalta ja täydentyy tarvittavilla klausuuleilla, Ruohonen vinkkaa.

 

Tärkeä osa arkista riskienhallintaa

 

Ruohonen painottaakin, että parin sadan euron vuosimaksu on pieni hinta aina ajantasaisesta asiakirjapankista.

Hyvin ja huolellisesti laaditun sopimuksen avulla tiedetään tarkalleen, mitä on sovittu ja mitä tapahtuu, jos vastapuoli ei toimi sopimuksen mukaisesti. Ja jos itse sattuu olemaan syypää, on silloinkin jo etukäteen tiedossa, millaisia korvauksia tai sanktioita on edessä.

– Eli aika perustavanlaatuista riskienhallintaa, Ruohonen painottaa.

 

Tilaa KauppakamariTiedon koekäyttötunnukset ja tutustu Älykkäiden asiakirjojen Yleiseen sopimuspohjaan.   

 

Tutustu koekäyttötunnuksilla

New call-to-action

Lisää samasta aiheesta